Fermo restando che ogni progetto dovrebbe essere analizzato e valutato singolarmente, esistono dei punti imprescindibili e indipendenti dal tipo di ufficio che si desidera illuminare. Ecco gli elementi da considerare:

• Tipologia e disposizione delle sorgenti luminose - È l’elemento da cui partire. Bisogna considerare che le fonti di luce diretta forniscono un’illuminazione più intensa, utile sull’area di lavoro, ma rischiano di lasciare in ombra le altre aree non direttamente illuminate. All’opposto, l’utilizzo esclusivo di fonti di luce indiretta, che utilizzano ad esempio la riflessione della luce sul soffitto per una diffusione in tutto l’ambiente, limitano le differenze di luminosità e offrono una luce più omogenea ma rischiano di non illuminare a sufficienza le scrivanie.

• Controllo dell’illuminazione sulle postazioni di lavoro – Ormai la stragrande maggioranza degli uffici vede la presenza di scrivanie con computer dove gli impiegati passano la maggior parte del tempo: diventa quindi fondamentale studiare un elemento come l’Unified Glare Rating (UGR), traducibile in italiano con l’abbagliamento fastidioso. Questo è un valore riconosciuto e condiviso a livello internazionale, che può variare da 0 a 30 e identifica per l’appunto le condizioni di abbagliamento all’interno di un ambiente.
  
  
• Giusto equilibrio tra luce naturale e artificiale – Ovviamente negli uffici deve essere garantita una illuminazione naturale e, anzi, quando possibile questa va preferita a quella artificiale. Si deve però fare in modo che l'intensità luminosa non sia tale da arrecare fastidio, quindi le fonti di luce naturale devono poter essere schermate in condizioni di alta luminosità esterna. È inoltre importante creare un ambiente accogliente tenendo conto del variare della luce nelle diverse ore della giornata (considerando quindi di eventuali turni lavorativi) e ancor più con le stagioni.
  
  
• Efficienza energetica – Questo elemento ovviamente non incide sulla produttività ma è molto apprezzato da qualunque titolare. Negli ultimi tempi si sono fatti enormi passi avanti dal punto di vista tecnologico per quanto riguarda l’efficienza e il risparmio energetico: non solo, più banalmente, con l’introduzione di sistemi di illuminazione a LED, ma ancor più con la diffusione di centraline di controllo programmabili anche da remoto, che consentono di variare la luminosità a seconda delle ore della giornata, della quantità di luce naturale e della presenza, o meno, di impiegati alla propria postazione.

È fondamentale distinguere la tipologia di postazione di lavoro: ad esempio una scrivania con un computer (con videoterminale - VDT) avrà bisogno di una luminosità inferiore rispetto a quella di una postazione di lavoro artigianale, di una reception o di una sala riunioni di rappresentanza.

Chi lavora al computer avrà bisogno di una luce omogenea e diffusa, non troppo aggressiva, ma neanche troppo flebile, altrimenti tenderà a regolare istintivamente la luminosità del proprio monitor in maniera eccessiva.

L’obbiettivo finale di una buona illuminazione di un luogo di lavoro è quello di favorire la produttività e la concentrazione senza affaticare la vista. Per ottenere questo risultato non è sufficiente scegliere l’apparecchio di illuminazione più adatto e più performante, ma anche e soprattutto collocarlo nel posto giusto all’interno dell’ambiente di lavoro.

Come abbiamo visto, in un ambiente di lavoro l’illuminazione ideale è quella mista diretta-indiretta, tale da evitare l'eccessivo contrasto tra le zone che ricevono luce diretta e le altre aree dell'ambiente, garantendo una buona illuminazione dell'area.

Per alcune tipologie di lavoro è fondamentale che l’ambiente sia illuminato da sorgenti luminose in grado di fornire una buona resa cromatica, ovvero la proprietà di una sorgente luminosa di restituire i colori nel modo più fedele possibile rispetto a una sorgente di riferimento, solitamente quella del sole. Viene espressa con l'Indice di Resa Cromatica Ra (Spesso citato con la dizione anglosassone Color Rendering Index – CRI), che può variare da 0 a 100.

I requisiti illuminotecnici per i posti di lavoro interni sono regolati dalla norma UNI EN 12464-1, che ha lo scopo di garantire il confort e la prestazione visiva delle persone con normali capacità visuali. In questa norma vengono analizzati i compiti visivi abituali, evidenziando le esigenze di comfort visivo e dando indicazioni sui livelli di illuminamento, uniformità e grado massimo di abbagliamento necessari alle diverse prestazioni visive, incluse quelle che comportano l’utilizzo di computer.

Oltre all’illuminamento dell’area specifica, la norma dà prescrizioni per altre due aree: quella immediatamente circostante e quella considerata di sfondo.

A titolo di esempio, la norma indica che le scrivanie dotate di computer devono avere una luminosità di 500 lux sul piano di lavoro. Per attività più complesse e che richiedono una maggiore precisione (progettazione, grafica, disegno) l’intensità dell’illuminazione deve essere più elevata, tra i 750 e i 1000 lux.

Per valutare l’illuminazione di un ambiente di lavoro è necessario conoscere diversi parametri ben definiti.

Il flusso luminoso è la quantità di luce emessa da una certa sorgente o apparecchio di illuminazione.

L’efficienza luminosa è il rapporto tra il flusso luminoso e la potenza elettrica assorbita (lm/W): è questa a dare la misura dell’economicità del corpo illuminante.

La quantità di luce che raggiunge l’area di lavoro viene definita illuminamento e si misura in lux (espresso in lumen/m2, ovvero come flusso luminoso emesso da una fonte che colpisce una superficie di un metro quadro).

La luminanza, invece, serve a esprimere l’effettiva entità di un fascio luminoso che ha come sorgente una superficie, di dimensioni estese, presa in considerazione nella direzione dell’osservatore della luce stessa e si misura in cd/m2.

Questi sono gli elementi principali - ma non gli unici - da prendere in considerazione quando si ha la necessità di progettare l’illuminazione di un ufficio o un altro luogo di lavoro: le variabili da esaminare sono diverse e non tutte semplicemente prevedibili, è sempre meglio affidarsi a professionisti come architetti e light designer per farsi consigliare sui sistemi di illuminazione e le soluzioni più adeguate.